¿Sabes cómo hacer una organización de eventos virtuales? Si tu respuesta es no, no te preocupes, porque en este artículo te daremos algunos tips, consejos y recomendaciones que debes tener presente a la hora de planificar este tipo de actividades y así cumplir con tu propósito de manera exitosa.
Pasos para la organización de eventos virtuales
Los eventos realizados a través de plataformas digitales son cada vez más populares, especialmente en estos momentos en que todo se hace por medio de internet. Las ventajas que ofrecen en comparación con los eventos presenciales son destacables, como los beneficios económicos, capacidad de alcance, y la evaluación y medición de resultados.
Pero para lograr los objetivos fijados y obtener buenos resultados, debemos seguir una serie de pasos, como los que te mencionaremos a continuación.
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1. Establece el formato
Lo primero que debemos tener claro es qué queremos hacer para así saber cómo hacerlo. El mundo virtual te brinda múltiples oportunidades para hacer este tipo de actividades, desde seminarios y conferencias, hasta talleres y presentaciones.
2. Define cómo llegar a tu público
La clave del éxito está en ofrecerle a los asistentes de tu evento una experiencia excepcional, un elemento diferenciador que los mantenga interesados y conectados hasta el final del evento. Existen muchos recursos ingeniosos que permiten captar la atención de los usuarios, como avatares en tercera dimensión y otras soluciones interactivas.
3. Elige la plataforma
Existen múltiples herramientas y plataformas disponibles para hacer eventos virtuales, algunos con más prestaciones que otros, como por ejemplo, la capacidad de utilizar mensajería instantánea durante el evento, hacer registro y monitoreo de participantes, dividir el evento en diferentes salas virtuales, hacer intervenciones participativas, emplear recursos audiovisuales, entre otras.
4. Conoce el perfil de tu público objetivo y adáptate a ellos
Debemos tener claro a quiénes nos vamos a dirigir y tratar de identificar en lo posible sus necesidades e intereses, esto es crucial para lograr un acercamiento efectivo. Sabiendo esto o tener al menos una información referencial, te ayudará a elaborar un programa especialmente diseñado para captar la audiencia que deseas.
5. Promociona tu evento
Para lograr una buena promoción, también es necesario tener conocimiento de todos los puntos que hemos detallado anteriormente, así crear diversas campañas que te ayudarán a dar a conocer el evento a través de diferentes canales, como email, redes sociales, mensajería de texto, entre otros.
6. Información clara y completa
Es importante que una vez confirmados, des a conocer con anticipación a tus asistentes, toda la información relevante que necesitan saber sobre el evento, no solo la fecha y hora, sino también el programa, los exponentes, el contenido del evento e instrucciones simples, pero claras, de la plataforma que utilizarás, como por ejemplo los detalles para ingresar, requisitos, compatibilidad con diferentes dispositivos y una alternativa para soporte técnico en caso de que lo requieran.
7. Evalúa tus resultados
Otro detalle que no debes pasar por alto, es la medición de los resultados obtenidos, la cual es muy fácil de realizar en este tipo de eventos. Para ello puedes recurrir a simples herramientas como una encuesta u otras técnicas de recolección de datos. Es indispensable hacer un seguimiento a los participantes, ya que además de saber que tan efectivo fue el evento, te ayudará a aplicar mejoras en futuros proyectos similares.
Organización de eventos a nivel profesional
Para asegurarte llevar a cabo una ejecución adecuada de un evento virtual, recurre al apoyo de profesionales cualificados y con experiencia comprobada a nivel técnico e integral, como la que ponemos a tu disposición en Lumina Motion.
Para obtener información de nuestros servicios y más detalles de lo que podemos hacer por ti, contáctanos y con gusto te asesoraremos. Estás a solo un clic de que tu evento virtual sea todo un éxito.
