Organizar un evento virtual puede ser desafiante, pero rápidamente se ha convertido en la norma debido a la pandemia global. La organización de eventos virtuales se ha transformado en una habilidad crítica para los profesionales de los eventos. La participación y engagement virtual ha sido uno de los mayores desafíos para los productores de eventos a lo largo de esta transición.
Es esencial mantener las cosas frescas y emocionantes para diferenciar los eventos virtuales de los seminarios web básicos y lograr mantener a los asistentes interesados. Aquí compartimos algunas ideas y claves para inspirar tus próximos eventos en 2021.
1. Planifica con anticipación
Es importante no subestimar el tiempo y esfuerzo necesario para realizar un evento virtual de calidad . Un evento digital al igual que uno tradicional, requiere de tiempo y dedicación, por ello haz una planificación adecuada con plazos razonables y anticipa cualquier eventualidad que pueda surgir y ten a mano un plan B en caso de imprevistos.
2. Elige un Título e Imagen atractiva para tu evento virtual
Aunque el evento sea digital, no quiere decir que vamos a hacer a un lado los aspectos tradicionales como la imagen y promoción. Es importante diseñar una imagen y contenido audiovisual relacionado al evento y una frase impactante que contenga el título, a la vez que sea preciso y conciso, indicando los detalles e información de interés para los usuarios.
3. Diferenciate creando ambientes inmersivos únicos
La SBC Digital Summit que tuvo lugar a principios de este año llevó el concepto virtual un paso más allá al diseñar su espacio virtual basado en un centro de conferencias físico. Por ejemplo, la función Networking Lounge parecía una sala real con ventanas de chat con las que los asistentes podían interactuar.
Aunque no son del todo basados en realidad virtual, estos entornos permiten a los asistentes sentir aspectos familiares de los espacios de eventos a través del formato virtual en lugar de simplemente hacer clic en pantallas y videos que tienen el mismo aspecto. El uso de elementos de diseño para darle a su evento una apariencia y sensación únicas ayudará a diferenciar su evento y también servirá para distinguir varios espacios dentro del evento.
4. Considera la seguridad del evento
Para hacer un evento profesional, es primordial contar con los recursos técnicos especializados que garanticen la seguridad y privacidad de los usuarios que se conecten, protegiendo sus datos y la información que allí se comunique. Algunos puntos importantes son generar accesos únicos con clave, encriptación, autenticación de dos factores y evaluar la opción de usar VPN si es posible.
5. Brinda Soporte técnico
Durante la realización del evento, las herramientas utilizadas deben tener la capacidad de soportar la asistencia masiva de usuarios. Normalmente se tiene un estimado de la cantidad de personas que se conectan, pero en ocasiones este estimado es superado, pudiendo surgir problemas de conexión o saturarse la plataforma, haciendo que nuestro esfuerzo se pierda.
Por eso, asegúrate de contar con tecnología de calidad y el soporte técnico que te permita solventar cualquier percance. Aquí son críticos los temas de content delivery network (CDN) y servidores y hosting con capacidad elástica
6. Provee los medios para que usuarios puedan agendarse en tu evento
Esto te ayudará a determinar la cantidad de personas que van a conectarse con tu actividad y tener un mayor control sobre la misma, así que provee las herramientas que den la opción de agendamiento y haz recordatorios para que los interesados no se pierdan la actividad.
Recomendaciones adicionales para la digitalización de eventos
Haz pruebas y ensayos a nivel técnico antes de iniciar con la actividad, así podrás detectar y corregir posibles fallas.
También evalúa las conexiones y equipos utilizados de todos los speakers que participaran en el evento y pon especial atención a los detalles de audio, velocidad y estabilidad de conexión, iluminación y cámara para así evitar problemas que puedan afectar el normal desarrollo del evento.
Te puede interesar: Consejos y recomendaciones para la organización de eventos virtuales.
Puedes leer: 5 claves para hacer un evento vía streaming exitoso.
La mejor manera de hacer una adecuada digitalización de tu evento, es recurriendo al apoyo de profesionales calificados que puedan asesorarte de forma técnica y especializada. Recuerda que este tipo de actividades deben ser ejecutadas por expertos como los de Lumina Motion. Sí, nosotros podemos ayudarte a llevar tu evento a la cima del éxito con toda la innovación disponible del mercado. Contáctanos y con gusto te brindaremos la asesoría que necesites.
